Výchozí situace: co nás bolelo
Projekt vznikl jako vědomé a dlouhodobé rozhodnutí naši organizaci profesionalizovat. Největšími bolestmi byly nejednotná struktura Google Disku a obtížné dohledávání souborů, zadávání úkolů roztříštěné mezi Slack, tabulky a osobní poznámky, komunikace se školami bez centrální evidence kontaktů a nedůsledně zdokumentované procesy, které občas zůstávaly „v hlavách” jednotlivců. Přestože jsme mladá organizace plná velmi digitálně zdatných lidí, kteří spolupracují především on-line, ne vždy tomu naše digitální fungování odpovídalo.
Proč digitální audit?
Digitální audit realizovaný Sdružením VIA v září až listopadu 2025 nám dal jasné potvrzení, že zádrhely, o jejichž existenci jsme tušili, vnímá celý tým. Audit zahrnoval online dotazník pro 25 členů týmu a hloubkové rozhovory se šesti pracovníky. Výsledky ukázaly, že slabé místo neleží v digitálních dovednostech, náš tým má pokročilé kompetence, ale v nejednotnosti postupů a absenci jasných pravidel. Právě tato legitimizační funkce auditu byla klíčová: změny se prosazují snadněji, když nevycházejí jen od vedení, ale z reálných potřeb celého týmu.
Co jsme udělali
Na základě auditu a navazujících školení jsme během posledních 6 měsíců zavedli řadu konkrétních změn.
Největší proměnou prošel Google Disk. Po navazujícím školení od GUG jsme postavili zcela novou strukturu. Klíčem bylo nejdřív zakreslit v Canva Canvasu novou strukturu a teprve pak začít přesouvat soubory. Díky tomu byl proces překvapivě rychlý a hladký. Soubory přesunuté do archivu se díky automatizaci přes Google Script přejmenovávají a začínají prefixem AR_, což usnadňuje vyhledávání a filtrování starých souborů. Lépe jsme také nastavili přístupy tak, abychom zajistili ještě větší ochranu dat a údajů.
“Změna organizace disku mi výrazně šetří čas , materiály jsou dostupnější a necítím se tolik ztracená.”
Dalším velkým krokem bylo sepsání Knihy procesů, živého dokumentu o 246 stranách pokrývajícího 12 oblastí fungování spolku od HR po fundraising. Procesy, které jsme často prováděli intuitivně, jsou teď dostupné celému týmu.
Zavedli jsme také Evidenci úkolů přes Slack Listy. Testování probíhalo postupně: nejdřív širší vedení, pak vedoucí týmů, a po dvou měsících ladění jsme nástroj rozjeli pro celý tým.
“Určitě je fajn, že jsme digitálním auditem prošli. Jsem ve spolku přes dva roky a toto vnímám jako jednu z nepozitivnějších změn a posunutí vpřed. Je skvělé, že díky auditu jsme mohli hledat zdroje tak, aby nám pomohly co nejvíce zefektivnit práci online. Přece jenom je to celé naše pracovní prostředí a je fajn, když to šlape. Já osobně hodně oceňuji změny ve slacku, konkrétně týmovou dohodu o komunikaci.”
Automatizace: rychlá řešení, velká úspora
Součástí projektu bylo i zavádění automatizací, které snižují opakující se manuální práci. Část z nich vznikla ve spolupráci s nástrojem Claude AI, který jsme pro vedení spolku pořídili. Pomohl nám nejen s tvorbou skriptů, ale i s přemýšlením o digitalizaci obecně.
Konkrétně jsme zavedli automatické formátování Knihy procesů při otevření souboru, takže font, barvy a styly nadpisů se upravují samy a nemusíme na to myslet. Vyřešili jsme také evidenci výkazů hodin: každý člen týmu má vlastní jmennou složku, skript pak automaticky vytváří zástupce v měsíčních složkách přístupných jen HR a ekonomice. Ekonomické tabulce jsme přidali napojení na rozpočty projektů, takže výdaje se po stisknutí tlačítka automaticky rozpadnou pod jednotlivé projekty. A novým odběratelům newsletteru nyní chodí automatická sekvence uvítacích e-mailů, kde se dozví více o základech mediální gramotnosti.
Pracujeme také na zavedení CRM systému Raynet pro evidenci kontaktů se školami a partnery. Implementace si vyžádala více konzultací, než jsme původně plánovali. Plný náběh plánujeme s novým školním rokem.
Co říkají data
Součástí projektu bylo i průběžné zjišťování, jak změny vnímá tým. V rámci každoročního týmového dotazníku (30 respondentů, škála 1-5, kde 1 je nejlepší) jsme letos v březnu poprvé zařadili otázky přímo navázané na projekt.
Výsledky jsou povzbudivé. Pozitivní dopady Týmové dohody o komunikaci vnímá tým s průměrem 1,97, transparentnost procesů a rozhodování hodnotí průměrem 1,40.
“Jsem ráda, že Fakescape zefektivňuje fungování. Změny jsou transparentní a jasné.”
V rámci doptávání jsme ještě tým oslovili s druhým dotazníkem (15 respondentů, škála 1–4, kde 1 = úplně souhlasím) a ptali přímo na konkrétní výsledky projektu.
Nový Google Disk označili za přehlednější všichni respondenti (průměr 1,07).
Přínosnost celkových změn v digitálních nástrojích hodnotí tým průměrem 1,27, Evidenci úkolů v rámci Slack Lists pak průměrem 1,6.
Komentáře ukazují, že lidé oceňují zejména úsporu času a lepší orientaci v dokumentech. Zároveň se ukazuje, že zavést nový nástroj nestačí: klíčové je, aby si ho tým skutečně osvojil v každodenní práci.
Co bychom poradili jiné neziskovce
Audit a digitalizace organizace stojí za to. I malé krůčky dělají rozdíl, který se projeví v každodenním fungování. Konkrétně bychom doporučili:
- Začněte auditem. Externě potvrzené problémy se v týmu prosazují snadněji a nepracujete pouze s domněnkami.
- U Google Disku platí: nejdřív jasná struktura, pak přesun
- CRM není sprint, počítejte s tím, že to bude trvat déle, než čekáte, a mějte někoho, kdo implementaci vede.
- A nové nástroje testujte postupně, v našem případě nejdřív vedení, pak celý tým.
Tento projekt proběhl díky podpoře Nadace O, čehož si moc vážíme a děkujeme!